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こんにちは、司法書士の峯村です。

 

今回は、当事務所の企業秘密について、少し書いてみたいと思います。

 

地方の司法書士事務所には珍しく、１０名を超える従業員さんが在籍しているため、コミュニケーション不足によるミス、抜け漏れが出ないことに一番腐心してきました。

先に具体例を挙げてみます。

 

〇ビジネスチャットの利用

　当事務所も少人数だったころは、口頭でのやり取りやメモでの引継ぎをしていました。

　従業員さんも優秀な方々だったので、ほとんどの部分で漏れは出なかったのですが、それでも忙しくなったり、引継ぎ内容が複雑になると、伝え漏れが出ました。

　また、私自身が忙しいことを理由に、メモをきちんとしないで指示する傾向が進んでしまっていました。もともと私がコミュニケーション下手というところもありますが(笑)。

　そこで、私が尊敬する社長さんが導入しているというビジネスチャットを取り入れてみました。

　すると、全てをチャットに書いて指示するようになったため、本当に必要なこと以外は口頭でのやり取りを行わずに済むようになりました。自然と上記の問題点も解消されました。

（口下手な人でも、書くことであれば逆に武器にできる、というメリットもあると思っています。）

　今では当事務所の基幹のシステムになっています。

 

〇業務マニュアルの作成

　業務マニュアルについては、もともと個人的に作っていた方がおり、それが素晴らしい出来だったため、共有してもらったことに始まり、徐々に全ての部署で出来上がっていきました。（まだ生成途中ですが）

　新人さんの育成の必要があったため、このマニュアルはとても役に立ち、多くの人が拠って立つ土台となっています。

　今後は、それを誰がどのように更新していくかが、事務所の課題となっています。

 

〇業務チェックリストの作成

　業務フローの重要なポイントに関しては、その局面ごとのチェックリストを作り、抜け漏れを防止しています。

  ある時点から、業務にはフェーズ（局面）があり、そのなかでも『肝（キモ）』になるポイント（点）、がある、ということに気づきました。それらを分析し、チェックリストという形式でチェックを付けながら作業を進めるということを試したところ、一次担当者の業務の精度が飛躍的に上がったと感じています。

　これもまた事務所の貴重な財産になっています。

 

上記のように、企業秘密と言っても、なんのことはない、当たり前と言えば当たり前なことかもしれません。ただ、それらを全て手作りで作り上げてきた、というのが当事務所の強みだと思っています。

振り返って考えてみるに、キーワードとなるのは『情報の共有・見える化』なのかな、と思っています。

どうしても、人間は一人から始まるため、自己完結してしまえればそれでよい、共有する必要性ということを感じるのには、なにかしら切実な経験を経ないといけない、という側面があると思います。私自身も、当事務所の従業員さんも、皆そういう場面を経て、共有することの重要さを体得してきた、と思っています。

 

今後の課題としては、タスクの共有ということを、もう一度考えてみたいと思っているところです。

 

 

最後まで読んでいただいてありがとうございました。それでは、また。

 

司法書士：峯村